Når du planlegger aktivitetene dine, må du vurdere forberedelsestiden. Selv den enkleste konferansen for fem til ti personer krever klar organisering og timing. I tillegg vil det være mye lettere for avdelingen å jobbe med en foreløpig plan.
Bruksanvisning
Trinn 1
Skriv en handlingsplan umiddelbart for året. Dette vil for det første tillate å beregne et omtrentlig budsjett. For det andre å fordele arbeidsmengden blant ansatte. For det tredje, hvis du planlegger å tiltrekke deg sponsorer, vil du umiddelbart sende dem en komplett liste slik at de kan velge en kampanje etter deres smak.
Steg 2
Del opp aktivitetsplanen din etter måned. Skriv inn den årlige, permanente først. Så nye som ikke har blitt holdt før. Bedre å lage en tabell i Excel. Dette lar deg redigere planen når nye kampanjer legges til.
Trinn 3
I tabellen lager du syv kolonner og like mange rader som det er planlagte hendelser. Den første kolonnen er et løpenummer. Betegn det ganske enkelt Nei. Det andre er navnet på arrangementet. Den tredje er datoen for arrangementet. Den fjerde er en beskrivelse. Den femte er budsjettet. Den sjette er navnet og etternavnet til lederen som er ansvarlig for organisasjonen. Den syvende er notater. Her vil du skrive all nyttig informasjon som du ikke dekket i de forrige cellene.
Trinn 4
Den fjerde kolonnen "Beskrivelse" krever dekryptering. Plasser en grov plan for arrangementet der. Hvor mange gjester som blir invitert. Det blir et buffetbord eller en bankett. Angi lokalet (konferanserom, restaurant, hotellobby). Skriv ned hvilke selskaper som kan tiltrekkes som sponsorer. Hva er formålet med arrangementet. Må jeg bestille suvenirer og invitasjoner på forhånd. Alt dette vil hjelpe til med å organisere arrangementet og godkjenne det av ledelsen.
